La gestione dei documenti, attività fondamentale per qualsiasi tipo di organizzazione, si riferisce al processo di creazione, organizzazione, archiviazione e recupero dei documenti e delle informazioni all’interno di un’organizzazione. Che siate una piccola impresa, un comune o un professionista, c’è un continuo bisogno sempre crescente di una gestione affidabile dei documenti; attraverso la nostra soluzione di dematerializzazione dei documenti è possibile portare i vostri archivi nell’era digitale, per gestire in modo efficiente e sicuro il flusso dei documenti all’interno dell’organizzazione stessa.
Con la nostra soluzione di dematerializzazione è possibile digitalizzare tutti i vostri documenti fisici in modo semplice e veloce, senza preoccuparvi di avere documenti che ingombrano l’ufficio oppure che occupano spazio prezioso, con la possibilità di archiviarli in modo sicuro sui nostri server protetti. Inoltre, tutto questo ha il vantaggio di ottimizzare i flussi di lavoro, per favorire la consultazione, ottimizzare e risparmiare lo spazio, e permette di equiparare il valore giuridico delle copie digitali.
Sono diverse le fasi coinvolte nella gestione dei documenti, tra cui:
Creazione dei documenti; che riguarda la creazione di nuovi documenti o la modifica di documenti esistenti, in modo da creare documenti chiari e ben strutturati per garantire la loro comprensione, reperibilità e utilità.
Classificazione dei documenti: i documenti devono essere classificati in base al loro contenuto, alla loro finalità e alla loro importanza; questo ci aiuta a garantire che i documenti siano facilmente identificabili e recuperabili quando necessario.
Conservazione dei documenti: i documenti devono essere conservati in modo sicuro e accessibile per un periodo di tempo adeguato. È importante tenere traccia dei tempi di conservazione dei documenti per garantire la conformità legale.
Distribuzione dei documenti: i documenti devono essere distribuiti alle persone interessate in modo tempestivo e accurato. Questo può essere fatto limitando la stampa, con l’invio via e-mail oppure con l’archiviazione in un sistema di gestione dei documenti.
Recupero dei documenti: i documenti devono essere recuperabili in modo semplice, rapido e di facile consultazione, quando è necessario. È importante avere un sistema di archiviazione ben strutturato in modo da indicizzare i documenti per poterli trovare facilmente, attraverso funzionalità di ricerca avanzate e offrire un alto livello di sicurezza dei dati.
I vantaggi sono molteplici: niente più tempo perso a cercare freneticamente documenti fuori posto; niente più costi di personale per gestire lo smistamento e l’archiviazione della carta; riduzione dei costi per l’acquisto di schedari fisici; maggiore sicurezza e accessibilità, poiché solo il personale autorizzato può accedere ai dati; aggiornamenti in tempo reale, in modo che tutti siano sempre al corrente di qualsiasi modifica apportata. Inoltre, l’intero processo è reso più semplice grazie alle procedure di indicizzazione, in cui i file digitali vengono automaticamente indicizzati in base al nome, alle dimensioni, alla data di emissione e all’autore, in modo da poterli trovare più facilmente.
Siamo in grado di poter offrire soluzioni personalizzate per soddisfare le vostre specifiche esigenze con le nostre soluzioni per la dematerializzazione degli archivi cartacei; i nostri specialisti sono a disposizione per rispondere alle vostre domande e per assicurarvi di ottenere il meglio dal nostro servizio.